Mesmo com o fim do tax season, continuamos com alguns artigos que serão de extrema importância para o contribuinte a partir deste ano. Caso você ainda não tenha entregado a declaração de sua empresa de 2018, este artigo é PRINCIPALMENTE para você, porém para quem já entregou, as informações aqui servirão para o próximo ano. Viagem
O mais importe é o esclarecimento sobre esse assunto tão questionado neste tax season: Despesas com viagem, presentes e carro.
Como o assunto é extenso e muito questionado por nossos clientes, vamos passar essas informações em três artigos, começando com as viagens.
O que há de novo
Despesas com carro. O custo de usar seu carro como funcionário, seja medido com despesas reais ou com a taxa de milhagem padrão, não poderá mais ser reivindicado como despesas de viagem de funcionários não reembolsadas como uma dedução detalhada relacionada devido à suspensão de diversas deduções detalhadas que são sujeitos ao piso de 2% . A suspensão se aplica aos anos fiscais iniciados após dezembro de 2017 e antes de janeiro de 2026. As deduções para despesas que são dedutíveis na determinação da receita bruta ajustada não são suspensas. Por exemplo, os reservistas das Forças Armadas, artistas qualificados e funcionários do governo local ou estadual podem deduzir despesas de viagem de funcionários não reembolsadas como um ajuste na renda total.
Taxa de milhagem padrão. Para 2018, a taxa de milhagem padrão para o custo de operação do seu carro para uso comercial é de 54,5 centavos (0,545) por milha.
Limites de depreciação em carros, caminhões e vans. Para 2018, o primeiro ano de limite de depreciação, abono de depreciação especial e dedução da seção 179 para veículos adquiridos antes de 28 de setembro de 2017 e colocados em serviço durante 2018 é de US $ 16.400. O limite de depreciação do primeiro ano, o subsídio de depreciação especial e a dedução da seção 179 para veículos adquiridos após 27 de setembro de 2017 e colocados em serviço em 2018 é de US $ 18.000. Se você optar por não reivindicar um subsídio de depreciação especial para um veículo colocado em serviço em 2018, o valor é de US $ 10.000.
Refeições e entretenimento. Para 2018, o tratamento de certas refeições e despesas de entretenimento foi alterado. Em geral, as despesas de entretenimento não são mais dedutíveis. O custo das refeições de negócios geralmente permanece dedutível, sujeito à limitação de 50%. Consulte a seção 274 para obter informações adicionais sobre as alterações.
Viagem
Este artigo irá discutir:
- Viajando para longe de casa;
- Trabalho temporário e;
- Quais despesas de viagem são dedutíveis.
Ele também discute o subsídio de refeição padrão, regras para viagens dentro e fora dos Estados Unidos, viagens de luxo em navios e despesas com convenções dedutíveis.
Todas as informações neste artigo foram tiradas do site do IRS e você poderá conferir aqui.
Definição de despesas de viagem. Para fins fiscais, as despesas de viagem são as despesas normais e necessárias de viajar para longe de casa para o seu negócio, profissão ou emprego.
Uma despesa comum é aquela que é comum e aceita em sua negociação ou negócio. Uma despesa necessária é aquela que é útil e apropriada para o seu negócio. Uma despesa não precisa ser exigida para ser considerada necessária.
Viajando para longe de casa
Você está viajando para longe de casa se:
- Seus deveres exigem que você fique longe da área geral do seu domicílio fiscal (definido posteriormente) substancialmente mais do que o trabalho de um dia comum, e
- Você precisa dormir ou descansar para atender às demandas do seu trabalho enquanto estiver fora de casa.
Este requisito de descanso não é satisfeito apenas dormindo no seu carro. Você não precisa ficar longe de sua casa fiscal por um dia inteiro ou do anoitecer ao amanhecer, desde que você possua o tempo suficiente para conseguir o sono ou o descanso necessários.
Exemplo 1
Você é um condutor de ferrovia que sai do seu terminal doméstico em uma viagem regular de ida e volta entre duas cidades e volta para casa 16 horas depois. Durante a corrida, você tem 6 horas de folga em seu ponto de retorno, onde você come duas refeições e aluga um quarto de hotel para obter o sono necessário antes de iniciar a viagem de retorno. Você é considerado viajando para fora de casa.
Exemplo 2
Você é um motorista de caminhão. Você sai do seu terminal e volta mais tarde no mesmo dia. Você tem uma hora de folga no seu ponto de retorno para comer. Como você não precisa dormir o suficiente e o breve período de folga não é um período de descanso adequado, você não está viajando para longe de casa.
Membros das Forças Armadas. Se você é um membro das Forças Armadas dos EUA em uma missão permanente no exterior, não está viajando para longe de casa. Você não pode deduzir suas despesas para refeições e hospedagem, mesmo que tenha que manter uma casa nos Estados Unidos para os membros da sua família que não têm permissão para acompanhá-lo no exterior. Se você for transferido de uma estação de serviço permanente para outra, poderá ter despesas de transporte dedutíveis.
Um oficial da marinha designado para um serviço permanente a bordo de um navio que tenha instalações regulares para alimentação e acomodação tem um endereço fiscal (explicado a seguir) a bordo do navio para fins de despesas de viagem.
Residência fiscal. Para determinar se você está viajando para longe de casa, primeiro determine a localização da sua casa.
Geralmente, o seu endereço fiscal é o seu local de trabalho habitual, independentemente de onde você mantém a casa da sua família. Isso inclui toda a cidade ou área geral em que sua empresa ou trabalho está localizado.
Se você tem mais de um local regular de negócios, seu endereço fiscal é o seu principal local de trabalho. Veja a explicação sobre o local principal de negócios ou trabalho mais abaixo.
Se você não tem um local de negócios regular ou principal devido à natureza do seu trabalho, sua residência fiscal pode ser o lugar onde você mora regularmente. Veja a explicação Não há local principal de negócios ou trabalho, mais abaixo.
Se você não tem um local de negócios regular ou não tem um lugar onde mora regularmente, é considerado um itinerante (um passageiro) e sua residência fiscal é onde quer que você trabalhe. Como itinerante, você não pode reivindicar uma dedução de despesas de viagem porque nunca será considerado como alguém que está viajando para longe de casa.
Principal local de negócios ou trabalho. Se você tiver mais de um local de trabalho, considere o seguinte ao determinar qual é o seu principal local de trabalho ou negócio:
- O tempo total que você normalmente passa em cada lugar.
- O nível de sua atividade comercial em cada lugar.
- Se sua renda de cada lugar é significativa ou insignificante.
Exemplo.
Você mora em Cincinnati, onde tem um emprego sazonal por 8 meses a cada ano e ganha US $ 40.000. Você trabalha os outros 4 meses em Miami, também em um emprego sazonal, e ganha $ 15.000. Cincinnati é o seu principal local de trabalho porque você passa a maior parte do tempo lá e ganha a maior parte de sua renda lá.
Nenhum local principal de negócios ou trabalho. Você pode ter um endereço fiscal mesmo se não tiver um local de trabalho regular ou principal. Seu endereço fiscal pode ser a casa onde você mora regularmente.
Fatores usados para determinar o imposto de origem. Se você não tem um local de negócios ou trabalho regular ou principal, use os três fatores a seguir para determinar onde fica seu endereço fiscal:
- Você faz parte do seu negócio na área da sua casa principal e usa essa casa para hospedagem enquanto faz negócios na área.
- Você tem despesas de subsistência em sua casa principal que você duplicou porque sua empresa exige que você esteja longe dessa casa.
- Você não abandonou a área em que seu local histórico de hospedagem e sua casa principal reivindicada estão localizados; você tem um membro ou membros de sua família morando em sua casa principal; ou você costuma usar essa casa para hospedagem.
Caso você satisfaça todos os três fatores, seu endereço fiscal é a casa onde você mora regularmente. Se você satisfizer apenas dois fatores, você pode ter um endereço fiscal dependendo de todos os fatos e circunstâncias. Se você satisfizer apenas um fator, você é um itinerante; sua residência fiscal é onde você trabalha e não é possível deduzir despesas de viagem.
Exemplo 1.
Você é solteiro e mora em Boston em um apartamento que aluga. Você trabalhou para o seu empregador em Boston por vários anos. Seu empregador inscreve você em um programa de treinamento executivo de 12 meses. Você não espera voltar a trabalhar em Boston depois de concluir seu treinamento.
Durante seu treinamento, você não trabalha em Boston. Em vez disso, você recebe treinamento em sala de aula e on-the-job em todo os Estados Unidos. Você mantém seu apartamento em Boston e retorna a ele com frequência. Você usa seu apartamento para conduzir seus negócios pessoais. Você também mantém os contatos da sua comunidade em Boston. Quando você completar seu treinamento, você será transferido para Los Angeles.
Você não satisfaz o fator (1) porque não trabalhou em Boston. Você satisfaz o fator (2) porque você teve despesas de vida duplicadas. Você também satisfaz o fator (3) porque não abandonou seu apartamento em Boston como sua casa principal, manteve seus contatos na comunidade e retornou com frequência para morar em seu apartamento. Portanto, você tem uma residência fiscal em Boston.
Exemplo 2
Você é um vendedor externo com um território de vendas que abrange vários estados. O escritório principal do seu empregador está em Newark, mas você não faz negócios lá. Suas atribuições de trabalho são temporárias e você não tem como saber onde suas futuras atribuições serão localizadas. Você tem um quarto na casa da sua irmã casada em Dayton. Você fica lá por um ou dois fins de semana por ano, mas não trabalha na área. Você não paga a sua irmã pelo uso do quarto.
Você não satisfaz nenhum dos três fatores listados anteriormente. Você é itinerante e não tem residência fiscal.
Residência fiscal diferente da casa da família. Se você (e sua família) não moram na residência fiscal (definida anteriormente), não é possível deduzir o custo da viagem entre sua residência fiscal e a casa da sua família. Você também não pode deduzir o custo das refeições e hospedagem na sua residência fiscal. Veja o Exemplo 1, mais adiante.
Se você está trabalhando temporariamente na mesma cidade em que você e sua família moram, você pode ser considerado como se estivesse viajando para longe de casa. Veja o Exemplo 2.
Exemplo 1.
Você é um motorista de caminhão e você e sua família moram em Tucson. Você é empregado de uma empresa de caminhões que tem seu terminal em Phoenix. No final de suas longas corridas, você retorna ao seu terminal em Phoenix e passa uma noite lá antes de voltar para casa. Não é possível deduzir as despesas que você tem para refeições e hospedagem em Phoenix ou o custo de viajar de Phoenix para Tucson. Isso porque Phoenix é sua residência fiscal.
Exemplo 2
A casa da sua família é em Pittsburgh, onde você trabalha 12 semanas por ano. O resto do ano você trabalha para o mesmo empregador em Baltimore. Em Baltimore, você come em restaurantes e dorme em uma pensão. Seu salário é o mesmo se você está em Pittsburgh ou Baltimore.
Como você gasta a maior parte do seu tempo de trabalho e ganha a maior parte do seu salário em Baltimore, essa cidade é a sua residência fiscal. Você não pode deduzir as despesas que você tem para refeições e hospedagem. No entanto, quando você retornar ao trabalho em Pittsburgh, você está longe de sua residência fiscal, mesmo que você fique na casa de sua família. Você pode deduzir o custo da sua viagem de ida e volta entre Baltimore e Pittsburgh. Você também pode deduzir sua parte das despesas de sua família para refeições e hospedagem não relacionadas a entretenimento enquanto estiver morando e trabalhando em Pittsburgh.
Atribuição ou trabalho temporário. Você pode trabalhar regularmente em sua residência fiscal e também trabalhar em outro local. Pode não ser prático retornar ao seu domicílio fiscal a partir desse outro local no final de cada dia de trabalho.
Atribuição temporária vs. atribuição indefinida. Se seu trabalho longe de seu local de trabalho principal for temporário, sua residência fiscal não será alterada. Você é considerado fora de casa durante todo o período em que você está longe de seu principal local de trabalho. Você pode deduzir suas despesas de viagem se elas, de outra forma, se qualificarem para dedução. Geralmente, uma designação temporária em um único local é realista e deve durar (e de fato durar) por 1 ano ou menos.
No entanto, se seu trabalho for indefinido, a localização do trabalho se tornará sua nova residência fiscal e você não poderá deduzir suas despesas de viagem enquanto estiver lá. Um trabalho em um único local é considerado indefinido se for esperado, de forma realista, que ele dure por mais de um ano.
Se a sua designação é indefinida, você deve incluir na sua renda qualquer quantia que receber do seu empregador para cobrir as despesas, mesmo que elas sejam chamadas de despesas de viagem e que você leve preste contas para o seu empregador por elas. Você poderá deduzir o custo de se mudar para sua nova residência fiscal como uma despesa de mudança.
Você deve determinar se seu trabalho é temporário ou indefinido quando você inicia o trabalho. Se você espera que uma atribuição ou cargo dure por 1 ano ou menos, isso é temporário, a menos que haja fatos e circunstâncias que indiquem o contrário. Uma tarefa ou trabalho que seja inicialmente temporário pode se tornar indefinida devido a mudanças nas circunstâncias. Uma série de atribuições para o mesmo local, todas por curtos períodos, mas que juntas cobrem um longo período, pode ser considerada uma atribuição indefinida.
Os exemplos a seguir ilustram se uma atribuição ou trabalho é temporário ou indefinido.
Exemplo 1.
Você é um trabalhador da construção civil morando e trabalhando regularmente em Los Angeles. Você é um membro de um sindicato em Los Angeles que ajuda você a trabalhar na área. Sua residência fiscal é Los Angeles. Devido à escassez de trabalho, você conseguiu um emprego em um projeto de construção em Fresno. Seu trabalho estava programado para terminar em 8 meses. O trabalho durou realmente 10 meses.
Você realisticamente esperava que o trabalho em Fresno durasse 8 meses. O trabalho durou menos de 1 ano. O trabalho é temporário e sua residência fiscal ainda está em Los Angeles.
Exemplo 2
Os fatos são os mesmos do Exemplo 1, exceto que você esperou que o trabalho em Fresno durasse 18 meses. O trabalho foi concluído em 10 meses.
Seu trabalho em Fresno é indefinido, porque você esperou que o trabalho durasse mais de 1 ano, embora na verdade durou menos de 1 ano. Você não pode deduzir as despesas de viagem que você teve em Fresno porque Fresno se tornou sua residência fiscal.
Exemplo 3
Os fatos são os mesmos do Exemplo 1, exceto que você esperou que o trabalho em Fresno durasse 9 meses. Após 8 meses, no entanto, você foi solicitado a permanecer por mais 7 meses (para uma permanência total de 15 meses).
Inicialmente, você esperou realisticamente que o trabalho em Fresno durasse apenas 9 meses. No entanto, devido à mudança de circunstâncias ocorridas após 8 meses, já não era realista esperar que o trabalho em Fresno durasse 1 ano ou menos. Você pode deduzir apenas suas despesas de viagem nos primeiros 8 meses. Não é possível deduzir as despesas de viagem que você teve depois disso, porque Fresno se tornou sua residência fiscal quando o trabalho se tornou indefinido.
Indo para casa nos dias de folga. Se você voltar para sua residência fiscal a partir de uma designação temporária em seus dias de folga, não será considerado longe de casa enquanto estiver em sua cidade natal. Você não pode deduzir o custo de suas refeições e hospedagem lá. No entanto, você pode deduzir suas despesas de viagem, incluindo refeições e hospedagem, enquanto viaja entre seu local de trabalho temporário e sua residência fiscal. Você pode reivindicar essas despesas até o valor que lhe custaria ficar no seu local de trabalho temporário.
Se você mantiver seu quarto de hotel durante sua visita, poderá deduzir o custo do seu quarto de hotel. Além disso, você pode deduzir suas despesas de voltar para casa até o valor que teria gasto nas refeições se tivesse permanecido em seu local de trabalho temporário.
Período de trabalho probatório. Se você aceitar um emprego que exija que você se mude, com o entendimento de que você manterá o emprego se seu trabalho for satisfatório durante um período probatório, o trabalho será indefinido. Você não pode deduzir suas despesas com refeições e hospedagem durante o período probatório.
Mais afinal, quais despesas de viagem são dedutíveis?
Depois de ter determinado que você está viajando longe de sua residência fiscal, poderá determinar quais despesas de viagem são dedutíveis.
Você pode deduzir despesas ordinárias e necessárias que você tem quando viaja para longe de casa a negócios. O tipo de despesa que você pode deduzir depende dos fatos e de suas circunstâncias.
A Tabela 1-1 resume as despesas de viagem que você pode deduzir. Você pode ter outras despesas de viagem dedutíveis que não são cobertas, dependendo dos fatos e de suas circunstâncias.
Quando você viaja para longe de casa a negócios, você deve manter registros de todas as despesas que você tem e qualquer adiantamento que receber do seu empregador. Você pode usar um registro, diário, caderno ou qualquer outro registro escrito para acompanhar suas despesas. Os tipos de despesas que você precisa registrar, juntamente com a documentação de suporte, são descritos na Tabela 5-1.
Separando custos. Se você tiver uma despesa que inclua os custos de refeições, entretenimento e outros serviços não relacionados a entretenimento (como hospedagem ou transporte), você deve alocar essa despesa entre o custo de refeições não relacionadas a entretenimento, entretenimento e custo de outros serviços. Você deve ter uma base razoável para fazer essa alocação. Por exemplo, você deve alocar suas despesas se um hotel incluir uma ou mais refeições na tarifa do quarto.
Despesas de viagem para outro indivíduo
Se um cônjuge, dependente ou outro indivíduo acompanhar você (ou seu funcionário) em uma viagem de negócios ou em uma convenção de negócios, você geralmente não poderá deduzir as despesas de viagem dele ou dela.
Empregado. Você pode deduzir as despesas de viagem de alguém que vai com você se essa pessoa:
- É seu empregado,
- Tem um propósito comercial genuíno para a viagem e
- Possa ter as despesas de viagem deduzidas.
Associado de negócios. Se um associado de negócios viaja com você e cumpre as condições em (2) e (3) acima, você pode deduzir as despesas de viagem que você tem para essa pessoa. Um associado de negócios é alguém com quem você poderia razoavelmente esperar realizar negócios ativamente. Um associado de negócios pode ser um cliente, fornecedor, funcionário, agente, parceiro ou consultor profissional atual ou potencial (provavelmente se tornará).
Propósito comercial genuíno. Um propósito comercial genuíno existe se você puder provar um propósito comercial real para a presença do indivíduo. Serviços incidentais, como digitar notas ou ajudar a entreter os clientes, não são suficientes para deduzir as despesas.